Competências
Compete ao Chefe:
I. Receber, classificar, numerar, distribuir e controlar a movimentação dos documentos e papéis encaminhados pelo público à Prefeitura e daqueles que tramitam entre as diversas unidades da Prefeitura;
II. Manter o registro e o controle da tramitação de processos e outros papéis, bem como do seu despacho final e da data do respectivo arquivamento;
III. Fazer verificar o entendimento às exigências e condições gerais estabelecidas para o recebimento de documentos e petições na Prefeitura e a devolução daqueles que não atendam a essas condições;
IV. Prestar informações e instruções ao público quanto às exigências, orientando o preenchimento de requerimentos, quando necessário;
V. Organizar o arquivo de processos que estejam aguardando os interessados;
VI. Coordenar a execução das tarefas de recebimento, classificação, guarda e conservação de processos, papéis, livros e outros documentos de interesse da Administração;
VIl. Desenvolver planos de trabalho de racionalização do arquivo;
VIII. Providenciar a busca de documentos e dados para o fornecimento de certidões regularmente requeridas e autorizadas por quem de direito;
IX. Manter o sistema e os índices de referência necessários à pronta consulta de qualquer documento arquivado;
X. Prestar as informações aos diversos órgãos da Prefeitura a respeito de processos e papéis arquivados, efetuando o seu empréstimo, mediante recibo, quando solicitado.